如何正确设置日历|生产力系列|02

这是生产力系列的第二期,今天我们来聊聊怎样正确的设置日历。

如何正确设置日历|生产力系列|02

这是生产力系列的第二期,今天我们来聊聊怎样正确的设置日历。第一期中我解释了待办清单和日历的不同,日历应该用来存放你的“事件”,也就是那些有明确时间的事项。如果你是学生可能需要把课表、考试放在日历当中,如果你已经工作,那么可能需要把会议、聚会之类放在日历里,在生活中可以把健身、参加兴趣班等等放在里面。总之,放在日历里的事项都是那些你需要记住特定时间、特定地点的活动。

设置日历的基本原则:

每日计划

虽然待办清单和日历各自适合存放的事项不同,但是两者都是用来进行时间管理的,因此两个工具搭配使用效果更佳。每天早上我在制作自己的“当日清单”的时候,也会同时参考我的待办清单和日历。

日历优先

进行当天的计划时,我建议首先查看日历,在“当日清单”上写下今天需要参加的活动。然后围绕这些活动安排这一天余下的时间,比如考虑这些活动之外还有多少时间你可以利用,在这些时间你能完成哪些任务。我使用的待办清单应用 Things 可以在“当日清单”这一个页面当中同时显示系统日历里的活动和待办,计划起来就十分的方便了。

我目前在一家央企工作,日常会有很多会议,同时每天我还会有固定时间练习吉他和健身等,这些事件我都会记录在日历当中,其他的任务都会围绕这些时间进行安排。

当日焦点

在计划你的当天的活动或者任务的时候有一个理念很有用,叫做“当日焦点”,说的是每天决定一件最重要,一定要完成的事,如果完成这件事,你会觉得自己的这一天就没有白费。因为当你的活动或者任务变多的时候很容易陷入毫无头绪的混乱中,甚至一整天感觉忙的焦头烂额,但是一天结束的时候却又感觉什么都没做,“当日焦点”可以帮你找到每一天的生活重心,让时间变得有意义。

大块时间 → 深度工作

零散时间 → 琐碎任务

根据日历安排你的工作时候,空出来的时间可以分为两类,一类是比较大块的完整的时间段,比如一两个小时,这些时间最好用来进行一些需要集中精力,或者进行深度思考的工作。还有一些零散的时间比如会议间隔,路上等车的五分钟、十分钟时间,可以用来处理简单的任务,比如回复消息,阅读新闻等等。

日历分类

上个视频中我们提到把待办清单中的任务进行分类,日历也应该如此。我们的人生不止一面,时间也不应该只分配给某一种活动,根据你生活中的不同角色和关注领域,在应用里建立不同类别的日历,然后用不同的颜色标记,这样就能够很直观的看到你的时间都花在了那些事件中。

以我现在使用的苹果日历为例,在里面我有个人安排,工作,学习,项目这几个分类,每个分类对应不同的颜色。而且,你还可以勾选某些日历或者不勾选某些日历,在你想看到的不同的日历之间切换。

其他技巧

  1. 如果有一些事件是重复发生的,使用重复事件让他们按照你的需求定期出现在日历上。比如每天固定的安排,我早上会留出一小时学习英语,晚上会留出一个半小时练习吉他和健身,因此这些雷打不动的安排我都会用重复事件来让他们自动安排。
  2. 在事件中加入关键信息,我们人啊一个很不好的习惯就是注重短期便捷,忽视长期的价值。比如不管是待办清单还是日历,我们在添加信息的时候习惯怎么简单怎么来,比如只添加一个名字和时间。但是同时在真正使用的时候又会愤怒,说只有个名字有啥用,到底在哪儿开会,会议文件都是啥,这些信息都得重新去邮件啊,或者消息里去翻找。我曾经听过的最好的一个建议就是,在你做一些事的时候,想想你未来的自己,做一些会让未来自己会感谢现在自己的事情。比如在添加事件的时候,添加上事件的详细信息,比如如果是一个会议,加入会议地点,会议联系人,会议材料等等,现在在线会议的话可以直接把会议链接放进去,未来就可以直接点击加入了。
  3. 还有一个小技巧就是,为你的事件设置自动提醒。这样你就不用经常点开日历查看事件,而是让日历应用提前提醒你做好准备。

如何开始

  1. 选择一个自己喜欢的日历,目前我推荐使用各大厂自带的日历应用,根据我的使用目前自带应用基本可以满足各种需求,而且与自身系统整合比较好,使用起来也比较方便。
  2. 根据你的生活,工作,兴趣,或者不同领域建立不同的日历进行区分
  3. 为重复出现的事件,比如固定的安排,习惯,建立重复事件
  4. 从日历开始进行每日计划
  5. 为重要的事件设置提醒

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