如何高效管理笔记|生产力系列|03

用计算机来比喻的话,大脑更像是内存而不是硬盘。你不需要记住每件事,很多事情你只需要记住能够找到相关信息的路径就够了。 因此,那些不需要装在脑子里的信息,我们就需要一个安全,方便的外部系统进行存储和读取,笔记系统就是数字时代的解决方案。

如何高效管理笔记|生产力系列|03

今天我们来聊聊如何管理笔记,你可能会说如果不是学生我难道还需要笔记吗?这时候我又得引用时间管理大师 David Allen 的话了:

大脑的价值在于思考,而不是存储信息
Your brain is for having ideas, not for holding them
— David Allen

用计算机来比喻的话,大脑更像是内存而不是硬盘。你不需要记住每件事,很多事情你只需要记住能够找到相关信息的路径就够了。

因此,那些不需要装在脑子里的信息,我们就需要一个安全,方便的外部系统进行存储和读取,笔记系统就是数字时代的解决方案。

不同于传统的纸质记事本,在数字化时代的笔记系统功能已经渐渐超越了我们的想象。现在的笔记应用可以记录的格式多种多样,比如文字,图片,表格,涂鸦,甚至扫描文件和其他形式富媒体的链接;笔记的结构也越来越丰富,不仅有传统“本”和“页”的组织方式,更有“块”和“双向链接“这类新的概念和方法。

笔记的基本原则

类似于其他生产力工具,当我们使用这些外部系统的时候,牢记一些基本原则能让使用效率大大提高。

井井有条

不论是纸和笔记录笔记,还是在键盘上输入笔记,我们面临的最大问题,始终是笔记缺少很好的组织和整理。很多人记录笔记之后可能再也没有使用过,或者隐约记得在哪里写下了重要信息却再也找不到了,这类问题的症结就在于笔记系统没有正确的分类,没有简单清晰的结构,因此从中找到想要的信息的难度只会会越来越大。

保持简单

第二点就是保持简单,使用起来不需要很多的步骤,这样才能减少你使用它的阻力,提高效率。你可以试一下从你想记录笔记到写下第一个字需要几个步骤,我理想的步骤一定不超过三步,找到笔记本,打开笔记本,开始记录。

演示

我正在使用的笔记应用是 Notion,当然市场上很多的笔记应用都不错,比如老牌的Evernote,微软的one note,苹果的notes,等等。我选择Notion主要是因为它的组织形式十分灵活,能够根据不同需求搭建对应的系统,解决各式各样的问题。

分类

第一个建议当然是给笔记分类,每个人都有不同的角色,生活、工作、兴趣、想法,把笔记按照这些领域进行整理能够让你的系统更加有条理,记录笔记的时候把他们放在对应的分类中,后续使用或者查找起来也会十分的方便。

我在Notion中分别有生活,项目,笔记等类别,每个大类下面又有各自的细分的类别。Notion的一个特点就是它不像其他笔记应用一样是类似于文件夹结构的,它的页面更像网页,内容呈现方式十分的灵活,而且支持页面的链接,大家很流行把页面做成一个仪表盘,这样一眼望过去就能看到所有的信息。

笔记的内容

当然,笔记应用最主要的功能当然还是记录信息,Notion中我们记录信息的形式已经不仅仅只是文字了,还可以包含各种各样的媒体,比如在Notion中可以在笔记中嵌入图片,视频,音频,网页,代码,文件,等等。

笔记的内容可以多种多样,你可以记录读书和学习的心得,可以记录项目的进展,可以管理人脉,可以记录你的灵感和感悟,可以写日记。

但是有一些建议是不会过时的,比如,可以建立元信息页面,在里面记录你自己使用笔记系统的独特的思路,比如你想用这个软件记录哪些内容,你想采用什么样的架构,这个页面就像是给自己的这个系统写一个说明书。

其次,笔记的名字要简单易懂,具有描述性,在上个视频中我提到了一个原则,就是要让未来的自己感谢现在的自己所做的一切,当过了很长事件,希望这些笔记的标题还能帮助你会想起里面的内容。比如“什么什么邮件”,“什么什么收据”,“什么什么文件”等。

收件箱

收件箱就是收集你想法的默认笔记页面,当你有想法要记录,但是不知道属于那个类别,或者时间紧迫来不及思考的时候,就统统记录在收件箱中,等有时间再进一步整理。这个方法在很多地方都很有用,能够帮我们有效减少使用工具的负担,遇事不决放进收件箱。比如待办清单中,我们的快速记录的事项都让他们进入收件箱,等待处理;每个邮箱也都会有收件箱,是你所有邮件到达的第一站。

归档

专门设置一个归档区域是一个非常好用的整理技巧。那些你已经完成但是可能未来还会参考的笔记都可以放在这个类别下面。这样既保证你的工作区域的干净整洁,又不怕丢失重要的信息。

模板

当然,一般情况下我们从一个空白的页面开始直接记录笔记就好,但是如果有些笔记是有固定的结构的,那么使用模板能够让你避免每次重复输入内容,让你不用每次从零开始。

比如日记之类,我的模板会有固定的,每天需要回答的问题,因此我把它制作成模板,每次写日记就可以使用这个模板,十分的方便。

安全与隐私的问题

当我们在使用数字化的工具的时候,安全和隐私都是需要考虑的重点。小提示,不要在笔记应用中记录各种密码,个人证件之类的;尽量使用具有本地保存笔记内容的应用;开启密码保护;使用笔记应用里的备份功能。

如何开始

  1. 选择合适的笔记应用,也可以使用自己喜欢的纸质笔记本,搭配子弹笔记或者类似的方法
  2. 创建适合自己的分类
  3. 开始记录,如果你使用收件箱,记得每天或者每周都要把其中的内容进行整理,清空收件箱
  4. 与其他生产力工具一样,维护你的笔记系统,保证它的整洁有序

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