如何管理待办清单｜生产力系列｜01

我准备进行一个新的尝试，做一个生产力（Productivity）相关的系列视频。视频地址如下，这篇博客是视频内容的文本。

我发现虽然很多人对生产力工具有所了解，但是在使用中有很多误区，而且提升个人的生产力其实是一个系统工程，我希望能够通过这一系列视频，帮助大家了解最流行的生产力工具（待办清单，日历，笔记，文件，电子邮件等等），以及如何使用这些工具建立一套适合自己，简单，高效的生产力系统。

我会从三个方面入手，首先是一些基本原则，原则的重要之处在于，它属于“道”的部分，是系统的根基；然后是如何通过具体的方法和工具来实现这些原则，这属于“术”的部分，可以根据每个人的喜好来选择；最后就是一些个人的建议和小技巧。

生产力系统是什么

首先我想澄清的是，我们在讨论自己的生产力的时候，讨论的不应该是如何挤出更多的时间完成更多的工作，而是关于我们想在有限的生命中成就什么，以及如何更好的实现自己的目标。

生产力系统就是使用一系列应用和工具，帮助把各种各样的想法保存在一个我们信任的外部系统中，并且在需要的时候提醒我们，以及帮助我们处理这些想法。为自己建立这样一个系统能在当今混乱和多变的社会环境中，帮助我们保持头脑清醒，减轻压力，实现目标。

待办清单是什么

今天我们先来谈一下通过待办清单（TODO list）进行任务管理，简单来说待办清单就是一个记录和提醒我们需要完成的任务的列表。我觉得首先有必要解释一下任务（task）的概念，任务是一些你需要完成的事项，有可能会有一个截止日期，但是你做这个任务的时间是灵活的，比如写一段文字，看一个视频，只要在截止日期之前完成就可以。我们经常把任务和事件（event）混淆起来，事件应该是一个具备明确开始和结束时间，可能还有具体地点的事项，比如参加一个会议一般是一个事件。注意分清两者的区别，使用的时候，注意把任务放在待办清单中，把事件放在日历当中。

使用待办清单的原则

很多人在使用生产力工具的时候都遇到过一个问题，刚开始都是满怀期待，但是很快发现这些工具越来越不靠谱。我觉得最重要的原因就是你没有“百分之百的信任”你的系统。就像恋爱一样，如果你对对方有所保留，就不能全身心的投入。当你不信任一个工具，就不会把脑子里所有的想法都放进去，比如可能在便签上写一些，在笔记本上写一些，或者脑子里再记一些。短期可能有效，但是长此以往反而会变得更加混乱，久而久之，你会觉得整个系统是个累赘，最终完全放弃使用。

还有一个问题也非常重要，就是所有的系统都是熵增的，也就是都会自发从有序变为混乱，我们的宇宙也是如此。所有的生产力系统也不例外，如果不持续维护，那么它早晚会变得无序。比如很多已经完成的任务没有划掉，新的任务没有及时更新，任务没有正确的分类，整个列表慢慢变得臃肿，复杂，需要的信息很难找到，甚至跟我们的目标和路径已经完全脱节，最终就会回到第一个问题，你不再信任这个系统，从而放弃使用。

我们可能面临的第三个问题，就是当我们在待办清单中输入了太多的任务，会导致无从下手。如果早上你打开待办清单，发现里面有一百个任务在等你完成，你一定感到喘不过气。解决的方法，就是每天聚焦在自己的“当日清单”，只包含你当天要完成的任务，我一般都在早晨开始工作之前梳理一下当日清单，内容一般不超过9项。而且它不仅可以让我对每天的时间进行基本的规划，也帮助我思考每天的工作是否和长远目标一致。同时我也能在计划当日清单的时候，发现很多工作或者生活中可以优化的细节。

待办清单的必备功能

一个好的待办清单应用应该具备以下功能：

首先它要能让你非常轻松的输入一个任务。如果在应用里添加一个任务需要点击很多次，或者需要打开很多层级，很可能当你找到合适的位置的时候已经忘了你要写什么。使用一个工具的阻力越小，需要思考的步骤越少，你越有可能坚持使用它。

其次，能够轻松的对任务进行分类。因为每个人的生活都是丰富多彩的，你的事项可能包括工作，家庭，如果你是学生可能还有课程；工作中也许有不同的项目，课程也会分为不同的学科，更别说还有各种各样的兴趣爱好之类的不同的领域。如果没有分类，这些不同的任务会统统挤在一起，当你想找到特定的任务，会非常的浪费时间。

最后，能够支持定制化的视图。如果你能设置显示今天需要做的任务，就可以实现前面所说的当日清单；如果根据需要还能查看未来一周或者一段时间的任务，就能更好的进行规划。

开始制作自己的待办清单

可以通过下面的这个步骤开始设置自己的待办清单：

• 选择一个你喜欢的待办清单应用，市场上有很多选择，比如Todoist，滴答清单，还有各大厂的自带应用，比如苹果的提醒事项，微软的待办等。一定要选择一个符合你习惯，用起来顺手的。
• 根据你生活的不同重心把待办任务分类
• 掌握快速输入任务的方法，比如把应用放在显眼的位置，使用语音助手等
• 养成每天使用待办清单的习惯，早上决定当天的重点任务，查看或者规划未来一周或一月的事项。

好啦，通过这一系列的操作，你应该会有一个适合自己的待办清单了，下期我们聊聊如何争取的使用日历。