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如何管理数字化文件|生产力系列|04

可能十几年前我们都想不到科技发展如此之快,生活的方方面面都进入了数字化时代,当然也包括我们使用文件的习惯,学校里PPT已经赶超了纸质讲义,Kindle已经赶超了纸质书籍,公司里越来越流行电子文档。面对文件媒介的改变,我们势必也要升级自己的管理方法,今天来聊聊如何更好的管理电子文件。

如何管理数字化文件|生产力系列|04

可能十几年前我们都想不到科技发展如此之快,如今人人都有智能手机,生活的方方面面都进入了数字化时代,当然也包括我们使用文件的习惯,学校里PPT已经赶超了纸质讲义,Kindle已经赶超了纸质书籍,公司里越来越流行电子文档。面对文件媒介的改变,我们势必也要升级自己的管理方法,拥抱新的时代,我们来聊聊如何更好的管理电子文件。

原则

数字时代管理文件的第一原则就是你要能够随时随地访问到你的文件。还记得当我小时候,每天背着重重的书包上学,随着技术的进步,后来可以用U盘存储所有的个人文件随身携带,到了现在得益于网络的发展,云存储技术和服务已经十分的普及了,把你的文件存在云盘上,不管你在哪儿,不管用什么样的设备,都可以顺利访问自己所有的文件了。

管理文件的原则之二就是保证他们的安全。不论是工作还是生活中,很多重要文件现在都保存在电脑上,但是一旦我们的电脑故障,或者遗失,那这些文件可能会丢失或者被盗。很多小时的工作可能白白浪费,甚至重要的信息丢失或者泄漏。

传统上我们可以把重要的文件复印,把副本存放在不同的地方保证不会同时丢失。或者把文件存在保险箱里,防止被盗。现在我们可以把文件保存在云存储空间,不管你的电脑或者手机损坏还是丢失,你的文件都安全的保存在远程的服务器上,随时可以找回,有的服务还能为文件设置访问密码,增强安全性。

简单解释一下云存储,云存储也可以称为“云盘”、“网盘“,通过网络把本地的文件同步到远程的存储空间,随后就可以通过网络随时访问你账户中的文件。需要首先选择一个云存储服务,创建一个账户,下载一个软件,同步你的本地文件到账户的云存储空间。

云存储服务的选择多种多样,我在用的是 Dropbox ,但是苹果自带的 iCloud Drive,微软的 One Drive,等等都是不错的选择。容量上我觉得100G基本够用,1T基本够装下你电脑里所有的东西。

演示

如何组织你的文件系统?一个基本的方法就是使用树状结构建立“文件树”。我们使用树干和枝叶的类比,每棵树从根部向上首先是一个主干,然后分叉为树枝,树枝再向上分叉成为更多的树枝。我们现在使用的文件系统基本都是文件夹包含文件夹,一级一级嵌套,可以很好的对应树状结构。

首先在你的云存储文件夹下面建立一个根目录,然后根据你的生活的不同角色和领域,在根目录下分为不同的类别,然后在每个大类下面细分为小类,注意每个类别不应该有相互重叠的地方,再细分的过程中类别范围应该越来越小。为一次性的事项创建单独的文件夹,为一个项目创建一个单独的文件夹,存放所有相关的文件。

使用“喜欢“或类似的机制快速访问经常使用的文件夹。

文件和笔记的区别

有同学会问文件和笔记应该如何区分,随着工具的进化,笔记和文件的界限越来越模糊。比如在Notion中甚至可以上传文件。这两种系统其实根据个人喜好来选择,我的原则是:

  1. 如果是我自己创建的信息,一般首选笔记系统
  2. 下载的文件,接收的文件,或者需要和别人协作的文件,都会使用文件系统

如何开始

  1. 注册一个你喜欢的云存储服务
  2. 使用它的客户端同步或者备份你的文件
  3. 建立你的文件树
  4. 为了安全起见,你需要一个备用的文件备份服务,比如类似苹果的Time Machine

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Jamie Larson
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