如何管理待办清单|生产力系列|01

我准备进行一个新的尝试,做一个生产力(Productivity)相关的系列视频。视频地址如下,这篇博客是视频内容的文本。

我发现虽然很多人对生产力工具有所了解,但是在使用中有很多误区,而且提升个人的生产力其实是一个系统工程,我希望能够通过这一系列视频,帮助大家了解最流行的生产力工具(待办清单,日历,笔记,文件,电子邮件等等),以及如何使用这些工具建立一套适合自己,简单,高效的生产力系统。

我会从三个方面入手,首先是一些基本原则,原则的重要之处在于,它属于“道”的部分,是系统的根基;然后是如何通过具体的方法和工具来实现这些原则,这属于“术”的部分,可以根据每个人的喜好来选择;最后就是一些个人的建议和小技巧。

生产力系统是什么

首先我想澄清的是,我们在讨论自己的生产力的时候,讨论的不应该是如何挤出更多的时间完成更多的工作,而是关于我们想在有限的生命中成就什么,以及如何更好的实现自己的目标。

生产力系统就是使用一系列应用和工具,帮助把各种各样的想法保存在一个我们信任的外部系统中,并且在需要的时候提醒我们,以及帮助我们处理这些想法。为自己建立这样一个系统能在当今混乱和多变的社会环境中,帮助我们保持头脑清醒,减轻压力,实现目标。

待办清单是什么

今天我们先来谈一下通过待办清单(TODO list)进行任务管理,简单来说待办清单就是一个记录和提醒我们需要完成的任务的列表。我觉得首先有必要解释一下任务(task)的概念,任务是一些你需要完成的事项,有可能会有一个截止日期,但是你做这个任务的时间是灵活的,比如写一段文字,看一个视频,只要在截止日期之前完成就可以。我们经常把任务和事件(event)混淆起来,事件应该是一个具备明确开始和结束时间,可能还有具体地点的事项,比如参加一个会议一般是一个事件。注意分清两者的区别,使用的时候,注意把任务放在待办清单中,把事件放在日历当中。

使用待办清单的原则

很多人在使用生产力工具的时候都遇到过一个问题,刚开始都是满怀期待,但是很快发现这些工具越来越不靠谱。我觉得最重要的原因就是你没有“百分之百的信任”你的系统。就像恋爱一样,如果你对对方有所保留,就不能全身心的投入。当你不信任一个工具,就不会把脑子里所有的想法都放进去,比如可能在便签上写一些,在笔记本上写一些,或者脑子里再记一些。短期可能有效,但是长此以往反而会变得更加混乱,久而久之,你会觉得整个系统是个累赘,最终完全放弃使用。

还有一个问题也非常重要,就是所有的系统都是熵增的,也就是都会自发从有序变为混乱,我们的宇宙也是如此。所有的生产力系统也不例外,如果不持续维护,那么它早晚会变得无序。比如很多已经完成的任务没有划掉,新的任务没有及时更新,任务没有正确的分类,整个列表慢慢变得臃肿,复杂,需要的信息很难找到,甚至跟我们的目标和路径已经完全脱节,最终就会回到第一个问题,你不再信任这个系统,从而放弃使用。

我们可能面临的第三个问题,就是当我们在待办清单中输入了太多的任务,会导致无从下手。如果早上你打开待办清单,发现里面有一百个任务在等你完成,你一定感到喘不过气。解决的方法,就是每天聚焦在自己的“当日清单”,只包含你当天要完成的任务,我一般都在早晨开始工作之前梳理一下当日清单,内容一般不超过9项。而且它不仅可以让我对每天的时间进行基本的规划,也帮助我思考每天的工作是否和长远目标一致。同时我也能在计划当日清单的时候,发现很多工作或者生活中可以优化的细节。

待办清单的必备功能

一个好的待办清单应用应该具备以下功能:

首先它要能让你非常轻松的输入一个任务。如果在应用里添加一个任务需要点击很多次,或者需要打开很多层级,很可能当你找到合适的位置的时候已经忘了你要写什么。使用一个工具的阻力越小,需要思考的步骤越少,你越有可能坚持使用它。

其次,能够轻松的对任务进行分类。因为每个人的生活都是丰富多彩的,你的事项可能包括工作,家庭,如果你是学生可能还有课程;工作中也许有不同的项目,课程也会分为不同的学科,更别说还有各种各样的兴趣爱好之类的不同的领域。如果没有分类,这些不同的任务会统统挤在一起,当你想找到特定的任务,会非常的浪费时间。

最后,能够支持定制化的视图。如果你能设置显示今天需要做的任务,就可以实现前面所说的当日清单;如果根据需要还能查看未来一周或者一段时间的任务,就能更好的进行规划。

开始制作自己的待办清单

可以通过下面的这个步骤开始设置自己的待办清单:

  • 选择一个你喜欢的待办清单应用,市场上有很多选择,比如Todoist,滴答清单,还有各大厂的自带应用,比如苹果的提醒事项,微软的待办等。一定要选择一个符合你习惯,用起来顺手的。
  • 根据你生活的不同重心把待办任务分类
  • 掌握快速输入任务的方法,比如把应用放在显眼的位置,使用语音助手等
  • 养成每天使用待办清单的习惯,早上决定当天的重点任务,查看或者规划未来一周或一月的事项。

好啦,通过这一系列的操作,你应该会有一个适合自己的待办清单了,下期我们聊聊如何争取的使用日历。