两个法则,用更少的时间完成更多的工作

两个法则,用更少的时间完成更多的工作

最近读完了“The 4-Hour Workweek”这本书,收获不小,非常开心。这本书的名声来自作者的自身经历,作者抛弃了传统朝九晚五的工作模式,使用各种方法缩减工作时间的同时保证收入,享受迷你退休模式。

我觉得最有价值的部分是它向我们展示了一种可能,以及一系列具有实践性的原则,给我们摆脱日常无聊工作的方法。根据我的理解和实践,其中两个原则和方法能够帮助我们大幅提升生产力,用更少的时间完成更多的工作:

  1. Pareto's Law — 80/20 原则
  2. Parkinson's Law

法则一:Pareto's Law

这是一个以意大利经济学家Vilfredo Pareto命名的概念,说的是80%的结果来自20%的原因。这个概念也被称为80/20原则,展示了一个系统输入与输出的不均衡关系。

https://durhamlane.com/blog/the-pareto-law-in-sales-recruitment/

这个原则在很多领域都能够成立,比如“一个国家80%的财富掌握在20%的人手中“,”一个公司80%的收入来自20%的产品线“等等。在某些情况下,这个比例可能会更大,达到90/10或者99/1。

当我们反思自己的工作和生活的时候,这个原则也适用。比如工作中80%的产出来自于20%的项目,生活中80%的不快乐来自20%的周围的人和物。这个原则带给我一个启发,就是当我们掌握了这关键的20%之后,我们就能够采取行动,通过简化,自动化,以及委派他人来去掉那些不重要的、琐碎事项,提高我们工作和生活的效率。

法则二:Parkinson's Law

这个概念出自Cyril Northcote Parkinson 1955年写给经济学人的一篇论文。说的是工作会随着赋予它的完成时间不断增长。也就是说,同样的工作你可以花一周完成,也可以花一天完成,完全取决于它的截止日期。

https://www.consuunt.com/parkinsons-law/

是不是听起来很熟悉,如果你是一个学生,肯定有过在开学前一天疯狂赶作业的经历,如果你已经走入职场,肯定见过很多项目的交付日期一拖再拖。这些都是Parkinson法则的体现。

这个法则也适用于大型的组织。比如公司或者机构都有倾向不断扩张自己的业务范围和雇员数量,尽管它的实际业务并没有增加,甚至在减少。

共同作用

这两个法则都十分有用,但是如果把两者结合起来使用,会产生更大的效果。

首先,刻意限制自己只做最重要的工作,来缩短工作时间(80/20法则)。

找到你的能力强项,找到工作中产出最高的部分,或者能够帮助你达成目标的事项。或者找到你快乐的源泉,让你开心、激发你潜力的人和事。或者找到你的热爱,那些你做起来毫不费力但是别人却视为工作的事情。这些就是你生命中那20%最重要的部分。

对于其余那些不太重要的80%的事项或者信息,尝试忽略他们。对于一些重复琐碎的事项,试着利用各种工具制作模板和流程帮助你节约时间。对于那些不是你责任范围内的事项,试着委托给你的团队或者同事。这样你就能解放出那些被无意义事项占用的时间了。

其次,刻意缩短工作的截止日期(Parkinson法则)。

根据这个法则,缩短为一个工作设定的完成时限能够帮助你保持优先级并且更快的完成它。假设你有一个梦想,但是从来没有设定完成的时间,那么很大概率你将会带着这个梦想走入坟墓。你应该做的是对任何你认真想完成的事项都定义一个合理的最短时限和明确的最后期限。

将两个法则和在一起,你应该分辨出工作和生活中最重要的事项,然后定义一个合理的最短时间和清晰的最后期限,这样你的生产力就做好了起飞的准备。

最后一个小小的提醒:把不重要的事项去掉,留下的不是重要的事项,而是时间的真空。这个真空需要你找到自己的目标和热爱来填满。

我的一些小技巧

  1. 每天早上,我会确定当天要做的最重要的两件事(不能再多了)。这两件事应该是对你实现目标最重要的事情,并且当天我会首先开始做这两件事,有始有终。同时我会在日历中给最重要的习惯留出时间,比如给健身预留30分钟,阅读预留1小时等,保持身体和心智的健康。
  2. 我在提醒事项里增加了一个自我反省:我是不是在发明各种事项来逃避真正重要的事情。每次打开代办事项看到,都会帮助我反思自己工作的优先级。
  3. 工作中我会维护一个公开的Wiki页面,将项目信息共享给所有团队成员和同事,这大大减少了成员之间信息同步的成本。
  4. 针对项目,我会刻意缩短截止日期到原来的一半或者三分之一,这样可以高效完成,当然如果有必要的话,在完成之后你也可以选择继续完善,但是一些时间不敏感的成果我会保留到原来的截止日期再提交😜。

结论

希望我的介绍能帮你打开一些思路,祝你能够找到人生中最重要的目标,并且高效的完成它们。

祝你有高效的每一天!

Subscribe to Clive SHD

Don’t miss out on the latest issues. Sign up now to get access to the library of members-only issues.
jamie@example.com
Subscribe